Il sistema permette agli utenti abilitati di prenotare in autonomia conferenze telefoniche con un massimo di 15 partecipanti.
Una volta prenotate, le conferenze saranno disponibili all' orario stabilito e potrà accedervi chiunque facendo una semplice telefonata al numero

+39 0461 28 5000 → per gli utenti in lingua inglese
+39 0461 28 5001 → per gli utenti in lingua italiana

successivamente, una voce nella lingua scelta, guiderà l' utente nell' inserimento della stanza corretta e dell' eventuale pin per l' autenticazione.

ESEMPIO: è stata creata la conferenza “2100” con pin utente “1234”, per accedervi bisogna:

1. comporre il numero +39 0461285000 o +39 0461285001
2. alla richiesta della voce, digitare il numero della stanza: “2100”
3. alla richiesta della voce, inserire il pin “1234”

Il servizio di prenotazione web è disponibile da qualsiasi PC connesso a internet all' indirizzo:

https://meetme.unitn.it

Una volta eseguito l’ accesso mediante le proprie credenziali di Ateneo, si giunge alla pagina iniziale, tutte le operazioni si scelgono dal menu di sinistra:

• Add Conference:
  • Da questa schermata è possibile prenotare una nuova conferenza inserendo alcuni semplici parametri:

• CONFERENCE DATA:
  • Conference Owner: Owner della conferenza → mail dell' utente loggato, non MODIFICABILE
    • L' Owner è colui che poi potrà monitorare/modificare/gestire la conferenza da web
  • Conference Number: il numero della conferenza, di default viene proposto un casuale di 4 cifre, ma è modificabile a piacere
  • Start Time: inizio della conferenza→ DATA,ORA
  • Duration: durata della conferenza in ore e minuti
  • Max Participants: numero massimo di partecipanti, si possono creare conferenze con un massimo di 15 partecipanti (il sistema ha un limite complessivo di 30)
    • alla creazione della conferenza viene controllato il numero di canali già potenzialmente occupati da altre conferenze nello stesso orario e in caso di superamento del limite dei 30 viene negata la creazione e avvertito l' utente
• CONFERENCE OPTIONS:
  • Moderator PIN: il PIN da inserire per entrare come Moderatore della conferenza (Facoltativo, se impostato diventa indisponsabile anche il PIN User)
  • User PIN: il PIN da inserire per entrare come semplice User della conferenza (se lasciato vuoto non viene richiesto il PIN, stanza aperta)
    • Announce: all' ingresso viene richiesto di pronunciare il nome che verrà poi annunciato agli altri partecipanti
    • Listen only: l' utente verrà collegato alla conferenza in modalità solo ascolto (non potrà parlare)
    • Wait for leader: l' utente potrà entrare quando vuole ma la conferenza (l' audio) inizia SOLO quando entra l' Admin (tramite il suo PIN)

• Al termine della compilazione, cliccando su “Add Conference”, viene creata la conferenza e viene generato un report

• Al termine della creazione è possibile inviare un riepilogo all' organizzatore via mail (cliccando su “Send me a confirmation email”) che potrà poi inoltrarlo agli invitati
• Al termine della creazione è possibile scaricare un file ICS per aggiungere la conferenza al proprio calendario Outlook (cliccando su “Add this conference to your calendar. (ICS file)”)

• Delete Conferences:
  • possibilità di cancellare le conferenze prenotate

• Past Conference:
  • archivio delle conferenze terminate

• cliccando sulla singola conferenza si ottiene il dettaglio di chi vi aveva partecipato

• Current Conferences:
  • monitoraggio delle proprie conferenze attive da web

• cliccando sulla conferenza attiva viene visualizzata in tempo reale la lista dei partecipanti presenti

• è quindi possibile effettuare alcune operazioni:
  • Kick di un utente: l' utente viene disconnesso forzatamente
  • Mute di un utente: l' utente viene messo in listen only
  • Extend: la conferenza viene prolungata di 30 minuti mentre è in corso
  • End Now: tutti i partecipanti vengono disconnessi
  • Kick All and Terminate: tutti i partecipanti vengono disconnessi e la conferenza viene terminata

• Future Conferences:
  • possibilità di modifica di una conferenza prenotata